Jeder Sportverein verarbeitet personenbezogene Daten. Namen, Leistungsdaten von Wettkämpfen, Fotos und viele mehr. Die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen stellt viele Vereine und Ehrenamtliche aber immer wieder vor Fragen und Probleme. Hilfe und nützliche Tipps gab es in einer gut besuchten Online Schulung am 4. Juli, speziell zum Datenschutz in Sportvereinen. Was gilt es zu beachten?
Eingetragene Vereine (e.V.) sind juristische Personen und damit voll rechtsfähig. Somit findet die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hier Anwendung. Jede Menge nützliche Hinweise gab es von Referent Ronny Daunert. Er war viele Jahre betrieblicher Datenschutzbeauftragter und ist selbst Vorsitzender eines Sportvereins. In seiner Online-Schulung informierte er Interessierte über alles Wichtige rund um den Datenschutz in Sportvereinen. Um welche Daten geht es überhaupt? Was kommt auf die Vereine zu? Was gilt es alles zu beachten? Das Interesse bei den Teilnehmenden war groß.
Um diese Daten geht es: Personenbezogene Daten sind u.a. Name, Anschrift, Kontaktdaten, Kontodaten (Stammdaten) der Mitglieder, Fotos von Personen, die Mitgliedsnummer oder Leistungsdaten aus Wettkämpfen und Trainings. Aber auch Rechnungsdaten für Beitragsrechnungen im Verein, insbesondere Bankdaten von Eltern (eventuell keine Mitglieder) sowie Kontaktdaten von Spendern, Sponsoren oder auch Gästelisten und Anwesenheitslisten bei Veranstaltungen. Alle Vereine verarbeiten solche Daten. Daher gilt es einiges zu beachten, wie Referent Ronny Daunert den Teilnehmenden während der Schulung erklärte.
Was kommt auf den Verein zu? Was gilt es zu beachten?
- Vereine sind verpflichtet, ein Verarbeitungsverzeichnis über die personenbezogenen Daten zu führen. Vorlagen und Beispiele sind kostenfrei im Internet verfügbar.
- Datenschutzerklärungen für Vereine sind ebenfalls Pflicht. Eine Erklärung für die Webseite und dem Aufnahmeantrag sind separat zu gestalten, da die Anforderungen unterschiedlich sind.
- Datenerhebung für Werbung/ Fotoverwendung muss per Einwilligung erfolgen. Diese ist stets freiwillig und jederzeit widerrufbar.
- Daten von Kindern sind besonders schützenswert. Das Veröffentlichen von Daten der Kinder immer genau und „dreimal“ prüfen und abwägen.
Braucht mein Verein einen Datenschutzbeauftragten?
Sobald mindestens 20 Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut werden, besonders risikoreiche Verarbeitungen vorgenommen werden oder der Verein überwiegend sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeitet, muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Dieser muss über grundlegende Fachkunde verfügen. Hierfür werden auch Kurse angeboten.
Fazit: Jeder Verein sollte deshalb zunächst genau hinterfragen, welche internen Prozesse mit der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Löschung personenbezogener Daten zusammenhängen.
